Czasami dawanie feedbacku, zwłaszcza tego korygującego, nie jest łatwym zadaniem. Niemniej jednak nie należy tej czynności odkładać. Bardzo ważne jest, aby feedbacku udzielać na bieżąco. Przywołując bowiem zdarzenie mające miejsce np. kilka tygodni wcześniej możemy spodziewać się, że pracownik lub przełożony, któremu udzielamy feedbacku, może już nawet o danej sytuacji nie pamiętać lub przez ten czas powielać swoje niewłaściwe działanie czy zachowanie.
Choć dawanie feedbacku nie zawsze należy do przyjemności to warto zaznaczyć jakie korzyści może przynieść jego stosowanie na bieżąco. Dzięki niemu mamy szansę uniknąć konfliktów i nieporozumień. Sprawy sporne czy wymagające dodatkowego objaśnienia są bowiem wyjaśnione od razu. Informacja zwrotna może również warunkować rozwój w danym obszarze. Pracownik czy przełożony czasami nawet nie zdaje sobie sprawy, że robi coś niewłaściwie, więc im szybciej zareagujemy i przedstawimy mu naszą perspektywę tym większe są szanse, że jego praca będzie bardziej rzetelna a współpraca będzie się lepiej układać. Należy pamiętać również, że każdy ma potrzebę bycia docenionym. Dostrzeżenie wysiłków napędza do pracy i daje więcej satysfakcji, a więc zwiększa również produktywność. Co ciekawe statystyki pokazują, iż aż 98% pracowników wykazuje mniejsze zaangażowanie, gdy pracodawca wychodzi ze zdawkową informacją zwrotną bądź w ogóle jej nie udziela. Natomiast 69% pracowników zdeklarowało okazanie większego zaangażowania, gdyby ich praca była zauważana i doceniana.* Przełożony też jest czyimś podwładnym. Często słyszymy zdanie „mnie też nikt nie daje konstruktywnego feedbacku”.
Ważne jest zadbać o to, aby feedback miał charakter dialogu. Oznacza to, że jeżeli zlecimy pracownikowi jakieś zadanie, czy udzielimy mu informacji na temat jego pracy, powinniśmy usłyszeć i jego perspektywę na daną sytuację, włączając w to omówienie też potrzeb pracownika (względem przełożonego, narzędzi czy innych zasobów). W ten sposób obydwie strony będą mogły wczuć się w sytuację tej drugiej, co w przypadku napotkania jakiejś trudności pomoże znaleźć wspólne, satysfakcjonujące dla każdego rozwiązanie. Pracownik otrzymuje od przełożonego informację na temat swoich mocnych obszarów oraz tych, które można poprawić. Zadaniem kierownika jest także rozeznanie się w trudnościach, które mogą towarzyszyć podwładnemu oraz wsparcie tych obszarów, które wymagają rozwoju. Na takich założeniach opiera się koncepcja real-time feedbacku. Skupiając się na nim budujemy świetne fundamenty do stworzenia silnego, zaangażowanego i produktywnego zespołu.
- Bywa, że p r z e ł o ż o n y nie wygospodaruje czasu na rozmowę z pracownikiem, koncentruje się na tym co jest źle, zapomina docenić to co jest dobrze, krytykuje ale nie mówi czego dokładnie oczekuje, nie prosi o pomysły by je razem omówić, nie dzieli się doświadczeniem by pomóc wypracować lepsze wyniki
- Bywa, że p r a c o w n i k zwleka by samemu poprosić o informację nt swojej pracy, wyobraża sobie, że sokoro są uwagi to przełożony jest z niego niezadowolony, nie dopytuje by lepiej zrozumieć przełożonego, nie składa swoich propozycji i nie pyta o zdanie, nie prosi o podpowiedź jak może lepiej wykonać pracę
Pamiętajmy, że na początku możemy wymagać od szefa więcej inicjatywy i kompetencji w zakresie udzielania feedbacku (czy feedforward), ale z wkrótce za tym w firmie powinniśmy rozwijać kompetencje pracowników w stronę odpowiedzialności za jego przebieg. Potrzebna jest dojrzałość i współpraca po obu stronach.
W obszarze feedbacku dobrymi specjalistami okazują się być miedzy narodowe korporacje, w których kultura feedbacku była wypracowywana wiele lat wcześniej i mogą dzielić się swoim dorobkiem. Działania w tym zakresie pozwalają wpłynąć na zmniejszenie rotacji w firmie, dobrą atmosferę, poczucie rozwoju, większą efektywność i utrzymanie zdrowia mentalnego. Jeżeli zatem marzysz, aby i Twoja firma podbijała światowy rynek zacznij wdrażać powyższe zasady ;).
Monika Kopcińska i Anna Leśnikowska-Jaros
*https://officevibe.com/blog/infographic-employee-feedback
