Sprawna komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami w firmie jest bardzo ważna w kontekście funkcjonowania całej organizacji. Im lepszy kontakt zbudują między sobą pracownicy różnych oddziałów, tym większej skuteczności i efektywności możemy się spodziewać. Dlatego też jendnym z zadań managera powinno być dbanie o to, aby między poszczególnymi członkami zespołu panowały odpowiednie relacje.
Poniżej przedstawię kilka sposobów na to jak wpłynąć na lepszą komunikację poszczególnych grup:
1. Poznajcie sie
Często (szczególnie w dużych firmach) członkowie zespołu kompletnie się nie znają. Przykładowo pan Adam pracujący na czwartym piętrze w dziale marketingu może nawet nie wiedzieć jak wygląda i kim jest pani Ania, która pracuje dwa piętra niżej w księgowości. A przecież ich drogi w firmie niekiedy się stykają. Zazwyczaj jednak ich komunikacja opiera się na mailowaniu. Gdyby mieli okazję poznać się trochę bardziej na stopie prywatnej, ich kontakt mógłby okazać się sprawniejszy. W końcu łatwiej jest nam „zagadać” w jakiejś sprawie do osoby, którą już znamy, niż do anonimowej postaci, o której nie mamy w zasadzie żadnych informacji.
Tutaj przychodzą nam z pomocą przerwy w pracy, czyli tzw. spotkania przy kawie a także możliwość pracy przy projektach międzydziałowych. Świetnym rozwiązaniem jest organiozwanie spotkań integracyjnych czy różnego rodzaju warsztatów. Tego typu wydarzenia dają możliwość lepszego wznajemnego poznania się, ponieważ jest wiele okazji do rozmów tak na tematy zawodowe jaki pozazawodowe. Może okazać się wówczas, że osoby, które mijały się codziennie na korytarzu jedynie kiwając głową i szepcząc pod nosem „dzień dobry”, są tak naprawdę fanami tego samego zespołu, oboje uwielbiają chodzić na siłownię, czy są miłośnikami psów. Osoby, które mają z nami jakiś wspólny punkt od razu wzbudzają większą sympatię. Taka nić porozumienia na płaszczyźnie prywatnej pozwoli również na usprawnienie kontaktów w miejscu pracy.
Pamiętajmy, że ponad 80% pracowników pracuje wydajniej i czerpie większą przyjemność z pracy, kiedy ma bliskie relacje ze współpracownikami.*
2. Określcie sposoby komunikacji
Manager powinien zadbać o to, aby na początku współpracy ustalić najważniejsze reguły oraz zasady związane z komunikowaniem się. Należałoby zastanowić się także jakimi kanałami owa komunikacja powinna się odbywać, aby była najsprawniejsza.
Aktualnie na rynku jest tak wiele komunikatorów, że kontakt między współpracownikami często nie opiera się już wyłącznie na wysyłaniu maili. Są osoby, dla których najszybszym sposobem przekazania wiadomości jest WhatsApp , inni wolą posługiwać się Skypem, a jeszcze inni nie wyobrażają sobie lepszego sposobu na kontakotowanie się niż Telegram. Metod komunowania się jest wiele. Warto jednak ustalić jeden sposób dla wszystkich działów, tak aby istotne informacje faktycznie mogły jak najszybciej trafiać do odpowiednich osób w organizacji.
3. Ustalcie wspólne zasady działania
Na początku współpracy poszczególne działy powinny określić zasady działania, tak żeby każdy z członków zespołu miał wpływ na pracę, a co za tym idzie na osiągnięcie celu. Brak współdziałania, niechętne przejmowanie odpowiedzialności, rozmyte kompetencje, nieustalony zakres obowiązków – to wszystko prowadzi nie tylko do niepowodzenia w realizacji powierzonego zadania, ale również do konfliktów między pracownikami.
Jasno ustalone ramy obowiązków powinny panować nie tylko w obrępie poszczególnych działów. Warto już na początku określić zasady współpracy pomiędzy różnymi grupami w firmie. Np. każdy pracownik ma obowiązek zgłosić potrzebę spotkania międzydziałowego, którego celem jest usprawnienie komunikacji i realizacji procesów na styku działów. O takiej potrzebie informuje najpierw swojego przełożonego. Ustalone wcześniej normy pozwolą na uniknięcie wielu nieporozumień.
4. Okażcie sobie wzajemne zrozumienie
Pracownicy danego zespołu powinni mieć świadomość zarówno swojej roli, jak i ról oraz interesów innych działów, ponieważ praca każdego z nich prowadzi do osiągnięcia wspólnego celu. W związku z tym warto pokrótce zaznajomić każdego z pracowników z rolą, celami i zadaniami przypisanymi innym działom. W ten sposób członkowie zespołu będą wiedzieli do kogo mogą zwrócić się z konkretnym tematem i dlaczego to ważne by skonsultowali własne pomysły z innym działem zanim ogłoszą go do szerszej informacji.
Dobrym sposobem na usprawnienie pracy w firmie jest zatem organizowanie cyklicznych spotkań z przedstawicielami innych zespołów. Pamiętajmy by było prowadzone w dialogu, nastawione na wzajemne zrozumienie sytuacji i rozwiązania.
5. Last but not least – szacunek
Jest to co prawda ostatni punkt na liście, ale wcale nie najmniej ważny. Wręcz przeciwnie! Każdy z wyżej wymienionych punktów nie będzie miał racji bytu jeśli poszczególni członkowie zespołów nie będą potrafili podejść z szacunkiem do kolegi z innego działu. Ważne byśmy umieli słuchać siebie nawzajem oraz szanować swoje opinie. Warto, aby pracownicy wykazywali się wyrozumiałością nawet wtedy (a może właśnie szczególnie wtedy) kiedy „gonią deadline” i każdy członek zespołu ma mnóstwo obowiązków. Presja czasu jest pożywką dla stresu i niepotrzebnych nieporozumień. Pamiętajmy, że wrogie nastawiene czy zrzucanie winy na innych nie pomoże w realizacji zadań. Ostatecznie sukces danego projektu jest składową pracy wielu ludzi i wkład każdego z nich jest niesamowicie ważny dla efektu końcowego.
Monika Kopcińska
*https://interviewme.pl/blog/budowanie-bliskich-relacji-w-pracy-badanie
